Redacción| HSB Noticias
Muchas de las empresas temerosas por su implementación, han optado por continuar con el papel, que afecta aún más el agudo cambio climático que ya padece el Planeta Tierra; sin embargo, con estas 10 podrá quitarse las dudas y entenderá su importancia.
1. Reducción de los costes de facturación
La emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costos en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. Con la recepción electrónica de las facturas, los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago y archivo también se reducen drásticamente, permitiendo un ahorro del 65% de los costos.
2. Reducción de los costes de gestión de facturas (coste/factura)
La emisión de facturas en Colombia tiene un coste por unidad de 14.394,86 pesos cuando se realiza en papel y de 5.305,07 pesos cuando se utiliza el formato electrónico.
La diferencia es aún mayor cuando se trata de recepción de facturas, que pasa de los 23.355,26 pesos en papel a solo 7.343 pesos en formato electrónico.
Como ejemplo de estos ahorros, los costes medios de facturación de una gran empresa del sector retail/distribución se redujeron en más de 75.000.000.000 de pesos al año al comenzar a facturar electrónicamente.
3. Ahorro de almacenamiento
Puede parecer banal cuando se libera el contenido de un cajón o un archivador pero, al extenderse a toda una empresa, puede permitir la mudanza a un espacio más reducido y el consiguiente ahorro en alquiler y suministros.
Se estima que, para una factura, el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%.
4. Reducción tiempos
La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa.
En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción,
manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.
5. Reducción de errores
La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuvo el sistema los rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas.
6. Eliminación de tareas rutinarias
Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permitió que las personas que se dedicaban al registro manual de datos enfocaran su trabajo a labores más productivas, generando mayor eficiencia a la gestión.
7. Ahorro medioambiental
Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.
8. Aumento de la seguridad
La factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante el envío, puede ser modificada sin notificárselo al emisor, mientras que la factura electrónica está cifrada con contraseña, se envía directamente del emisor a la DIAN y al receptor a través de redes seguras, contiene la firma electrónica que impide modificaciones.
9. Mejora de la imagen financiera
Al reducirse el coste de la operación de factoring sin recurso, ésta puede ser más ampliamente usada como un instrumento de mejora de la imagen financiera. Al permitir convertir en balance cuentas a cobrar en liquidez, automáticamente, mejora los ratios relacionados con la liquidez y solvencia, claves en la imagen financiera que se muestra ante terceros. Esto permite una mejor posición en la negociación de todo tipo de operaciones de financiación, tanto de inversión como de circulante, que puede permitirnos obtener ahorros en
los tipos aplicados entre 10% y 20%.
10. Mejora de los resultados
La factura electrónica “per se” disminuye el DSO o periodo medio de cobranza. Si además se recurre a la financiación sin recurso de parte de esas facturas esa disminución será mucho más fuerte.
